「手書きの入庫管理表」もスマホで簡単共有できました^^

「手書きの入庫管理表」もスマホで簡単共有^^

手書きもスマホで簡単共有タイトル

やりたいこと

・手書き入庫管理表を自分のPCから確認したい。
・事務員のタブレットにも表示させたい

毎日使ってる入庫管理表(手書き)↓
手書きもスマホで簡単共有手書き入庫管理表Evernote
※デジタルデータにした後(WindowsEvernote)

毎日の終礼前に、サービスマンが”手書き”します。

スキャンから共有までの手順

  1. アプリScannableでスキャン
  2. Evernoteに保存(自動)
  3. Evernoteから共有(自動)

(1)の作業だけで、(2)(3)は初期セッティングで全自動なので便利^^ 私は毎朝「タイムカード→スキャン」という手順です。

Scanabuleのスキャン画面

手書きもスマホで簡単共有スマホかざすだけ
これによって、共有した全てのPC・スマホ・タブレットで「手書き入庫管理票」が確認可能に
タブレットで常時表示させておけば、電話対応時などに効果テキメン^^ 

紙コピーではダメなの!?

スタッフ全員分の紙コピーでもOKですが、紙は紛失したり、肝心な時に手元になかったりするので、デジタルデータにしておいた方が圧倒的に便利。「ここに置いたハズなのに(泣」みたいな事って1回や2回あると思います。また、紙だと常に持ち歩いていないと確認できませんが、デジタルデータなら出先やテレワークでもスマホから確認可能になります。

カメラアプリではダメなの?!

カメラアプリでも同じ事が可能です。
ただ、スキャンするメリットとして、

  • PCに表示した時、明らかに見やすい
  • 背景を切り落としてくれる(写真では、上手にやらないと映り込みます)
  • Evernoteで社内共有が簡単

があります。

課題

私自身が休みの時は誰もスキャンしないので、その日だけスキャンデータが無い事が課題。
サービスマンが「手書き後→スキャン」の流れを作って、IT担当不在の日でもデータが残るようにしたい。ただ、サービスマンはITスキルがバラバラなので、スマホアプリからスキャンするのは現実的じゃないと考えてます。FAXコピー機のスキャン機能を使ってできないか?とも考えてます。スタッフにITスキルがあれば、各スマホのアプリからスキャンする方法もあるし、ガラケーならiPodtouchを共有スキャンツールとして導入するのもアリかなと思ってます。

車屋のIT担当さんへ

過去の入庫を調べたい時「いつから代車貸したっけ?」とか、「あの日にお金もらったっけ?」などを遡って確認できるのが便利。しかも自分のPCからスグに確認できるので楽ちん。

スキャンアプリScannableは無料、保存先ソフトのEvernoteも無料なので試しに使ってみても良いと思います。
スキャンアプリやデータ共有ソフトは、OneNoteなど他アプリもあるので、使い易いのを選ぶのがベストだと思います。スキャンするとこに慣れたら代車管理表など、手書き書類はとりあえず全部スキャンすれば簡単に共有できます。

Evernote Scannable

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