Googleカレンダーに陸運局の予定を共有し効率化
やりたいこと
営業・工場・事務がからむ「陸運局への予定」を共有し、いちいち全員へ確認しなくてもPCやスマホで確認できるようにしたい。
↑を実現するためにGoogleカレンダーを導入しました。まずは、うちの「売約から陸運局へ行くまで」の流れ説明をします。
この流れを（ビフォー）
１注文書を社長へ渡す
２社長から車検証などが事務員へ渡る
３営業マンが工場と調整しながら、事務員へ陸運局へ行く日程を伝える
４事務員が書類を揃え、工場長へ確認
５陸運局へ
という流れ。
こうしましました（アフター）
１注文書を社長へ渡す
２社長から車検証類が事務員へ渡る ←ここまで一緒
３営業マンが陸運局へ行く日程をGoogleカレンダーへ入力
４事務員がGoogleカレンダーを確認し書類を揃え、工場長へも確認
５陸運局へ
Googleカレンダーで共有することで、事務も工場も事前に「いつ、どの車を、何の要件で陸運局へ行く」の情報を共有できるようになりました↓
導入してみて
工場長から「今日○○シンキ行くよ」とか「明日○○ケイゾクある？」を事務員へ確認したとき、事務員が（そうなの？！）→オロオロが無くなりました。
あと営業マンとしては、陸運局の予定を常にPC・スマホで確認できるのでウッカリ忘れが無くなったのと、予定変更があった場合も事務と工場への連絡も不要なので手間が減りました。
課題
社内の雰囲気は、Googleカレンダーへの信頼感が少ないので「入力してあるから・・そーじゃないのぉ？」みたいな雰囲気がありますが、運用が続けば自然と信頼感がアップすると思ってます。
あと、Googleアカウントは１個を使いまわしてるので、車検予定やクイック整備など他の情報も共有するようになった場合の不具合がないか心配。どなたかご存知でしたら教えて下さい。
今後は
大画面を用意して、常に事務所で大きく共有したいと思ってます。事務員が前もってGoogleカレンダーを確認し、足りない書類を揃えるようにしたい。
車検や整備の予定も入力して、工場の混み具合もGoogleカレンダーで確認できるようにしたい。
車屋のIT担当さんへ
Googleカレンダーは無料でスケジュール共有が可能です。会社用のアカウントを１つ作るだけ。２人以上で働いてるなら導入するだけで効率化できると思います。１回でも「スケジュール共有しとけよ（プンスカ）」と思ったことあるなら、導入して損はありません^^ 出入りが多い営業担当がいるなら効果バツグン。
カレンダーの入力方法は
”とりあえず”でも統一すべき。みんなが便利さを実感する前には、わかりやすさが一番大切なので、「つべこべ言わずこの入力方法で」と統一しちゃいましょう。ちなみにうちは、「新規 プリウス 田中様」といった具合に「やること 車種 お客様」といった順番で入力してます。これがベストなのかわかりませんが、表示を統一したほうが確認したときに間違えにくくなります。
統一するってアナウンスしても、車名を半角で入力したり、スペースが入っていなかったり、順番間違えたりと適当に入力してきますから^^;
裏話
Googleカレンダーを導入するだけでも、社長への説得に骨が折れました。ITスキルがあれば、カレンダー共有の便利さは”いわずもがな”ですが、そこはアナログ社長www「また面倒なコト言いはじめた」くらいな印象だったので、結構気合い入れて説得し、よーやく「そこまで言うなら」的な感じで導入がスタート（ふぅー）
コメント