クルマ屋がScanSnapを使ってはや２年。感想など

書類は全てスキャン

ScanSnap iX500

以前、6月24日（金）マイカフェ錦通店にてビジネスに役立つデジタル・クラウドツール活用術というイベントを開催しますに参加して気になってた、ScanSnap（iX500）を導入しました（実は２年前に^^;）

ScanSnap詳しくは↓
http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix500/

何に使うかというと

保険がらみの書類は全てスキャンして、文字検索から欲しい書類を簡単に見つけるために導入を決意。当時は、事務員を雇ってなかったので書類の山に埋もれながら仕事してました。保険代理店あるあるですが、保険料総計が5000万を超えたあたりから手続きが繁雑。にも関わらず保険会社から「2ヶ月前の契約書の件で・・・」なんて事はザラにあります^^;　２ヶ月前の書類なんて覚えてるハズもなく、結局その時の書類を探すハメに。これが結構な時間と労力がかってました。そこで、保険書類を全てスキャンして文字検索できるようになれば、必要書類にすぐたどり着けるようになるかなと導入へ。

2年使ってみて

もっと早くブログに書きたかったのですが、気がつけば導入してから2年が経ってました^^;スキャンの方法は「とにかく全部ScanSnapに突っ込んどく」です。　申し込み書はもちろん、見積もりから商談中の説明メモまで、ぜんぶスキャン。

良かったこと

いちいちファイル棚まで行く必要がなくなった
検索で欲しいファイルがその場で手に入るようになった
保険会社からの電話でも「検索」してその場で返答できるようになった
（以前は、書類確認して折り返しだった）
本体サイズが大きすぎず、デスクに置けるサイズ感がイイ
蓋を開けるとランプの色でオンライン表示があってわかりやすい
無線に繋がらないって事もほぼなく、安定してます
マウスや無線LANがちょいちょい繋がらない事と思えばかなり優秀
初期設定はスマホで簡単だった
↓こんな設定画面でしたが、２年前なので覚えてないorz

悪かったこと

ときどき検索ヒットしない時がある→OCR検索の信頼性に欠ける　
※これはEvernoteの性能^^;
新規契約と継続契約の仕分ける機能はないので、手作業もある程度必要
（今は面倒だから仕分けしてませんｱﾊﾊ）

こーしてほしい

Scanボタンを３つくらい増やして、ボタンごとにEvernoteの指定ノートに振り分けるできるとイイ。現行モデルはボタン1個なので、スキャン→Evernote（保険書類ノート）へ保存。こーなると保険書類専用スキャン機になっちゃってるので、ここが勿体無いなぁと思う。
もしくは、各書類のフォーマットは決まってるので、登録したフォーマットや書類の色（複写の２枚めなどはセピアカラーだったりするんで）で仕分けれると便利になると思います。