Googleカレンダーで車検入庫を社内共有
Googleカレンダーに陸自の予定を社内共有したので、次のステップとして車検の入庫予定をGoogleカレンダーで社内共有したいと思います。
陸自を共有した時↓
やりたいこと
・車検の入庫予定をGoogleカレンダーで見える化し、仕事量（忙しさ）わかりやすくしたい。
・車検予約を受けるときに、空いてる日をひと目で確認したい。
・出先でも工場の空き状況を確認したい。会社への電話確認の手間を省きたい。
やってみて
↑ご覧の通り、このさき２週間の車検入庫状況がひと目でわかるようになりました^^
木曜はスタッフが少ないから「伸ばせる整備入庫は別日で」「外出予定は止めておこう」とか予定が立ちます。土曜は車検入庫が多いから「これ以上の車検は別日」「クイック整備も別日」といった予定が立てれます。
共有することにより、
お客さんから電話 → 会社へ空き状況の確認電話 → お客さんへ確認の折返し電話
の作業が、”お客さんからの電話”だけで完結しかなり効率化ができました。
特に電話の場合は、先方が折返し電話に出れないケースが発生すると、最悪の場合不在の電話ラリーという超絶無駄なやりとりが発生しますが、これを回避できるのは助かりました^^
スマホやタブレットでも確認・入力
iPhoneのGoogleカレンダーアプリでの画面
PC以外でもスマホやタブレットで確認もできるので、出先や自宅テレワーク中でも車検の入庫予定を組むことができます。もちろん確認だけではなく、予定の追加や修正も可能です。
課題
忙しいと入力忘れがあるのと、年配スタッフはGoogleカレンダー入力ができないので、全ての予約状況が管理できていない点です。便利さも共有できていけば入力漏れは少なくなるかなと思ってます。入力が難しいスタッフには、入力は無理でも空き状況の確認だけでも利用してもらえば効果あると考えてます。
車屋IT担当さんへ
２週間の車検ボリュームがひと目でわかり、なおかつスタッフ全員で共有できるだけでも導入する価値がありました。忙しさをフロントマンや事務員だけに押し付けることなく、共有することで仕事量が分散することも自然とできるようになったと感じました。
いまは１年点検も管理共有してます。ITスキルた高くなればクイック作業など管理ができると思います。
Googleカレンダー自体はじめてという方は↓が参考になります。
【初心者でもわかりやすい】Googleカレンダーの使い方徹底解説
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