全ての車検証はスキャンして保管
Scansnap S1500_003 / TAKA@P.P.R.S
数年前から車検証はスキャンして保管するようになりました。（FAX兼用複合コピー機です）
売れたクルマは、名変が完了した もしくは 新規車検を受けた タイミングで、事務員がスキャンします（コピーも取ります）。スキャナーにはファイル名を日付で自動指定する機能があります。発行された日にスキャンする事で、登録年月日 ＝ スキャンした日付となります。
車検証コピーが必要なとき
「何年か前の車検証を確認したい」となった時にも、登録年月日から簡単に車検証を探せます。外付けHDDに保管すれば、会社内のどのパソコンからも確認可能になり、ルーターやHDDの設定をすれば、社外からも確認することが可能となります。
登録年月日がわからない場合は？
うちの会社の場合、整備ソフトを導入してるので登録年月日は簡単にわかりますが、「そもそも整備ソフトなんて持ってない」という方は、ファイル名を「お客様名＋車名」など工夫する必要があります。
ファイル名を変更できる余裕があるなら、車検証と一緒に契約書などもスキャンすると、お客様と車検証が紐付いて便利。ファイル名をお客様名にしておくことで、名前からも検索することができます。
ファイル名をナンバーにする方法もありますが、ナンバーの変更があった場合の管理が面倒なので、あまりオススメしません。
探しやすくするために
スキャンする時は、普通車と軽自動車でフォルダを分けてスキャンするなど、仕分けをしておくと後々探しやすくなります↓
他にも、
・メーカーで分別
・お客名で分別
・住所で分別
とやり方はいろいろあると思います。営業担当で分別する方法もありますが、担当の変更があったり、担当者が退職する可能性もあるのでオススメしません。
車屋IT担当さんへ
うちの会社では登録日に普通車か軽自動車に分けてスキャンする。にとどめております。これは、事務員のスキルと会社の規模にもよるのでベストかどうかは会社によりけりとなります。本当は契約書と一緒にスキャンできるとベストですが、会社の規模からすると煩雑になるので今のスタイルがベターと考えてます。
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