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「手書きの入庫管理表」もスマホで簡単共有できました^^

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手書きもスマホで簡単共有タイトル

私のデスク位置替えで、日々の「手書き」入庫管理表から一番遠くなりました^^;
そこで、手書き入庫管理表をスマホでスキャンして、自分のPCから確認できるようにしてみました。ついでなので、事務員さんのPCにも共有することに。

手書きの入庫管理表がこちら↓

手書きもスマホで簡単共有手書き入庫管理表Evernote
※デジタルデータにした後(WindowsEvernote)

項目は↓

  • ユーザ名
  • 車種
  • 要件(車検なのか整備なのかとか)
  • 作業者
  • 代車
  • 来店/引取
  • 納車
  • 予定納車日程
  • 伝票作成アリナシ
  • 入金アリナシ
  • 備考

終礼前に、サービスマンが”毎日手書き”します。

スキャンから共有までの手順

  1. スマホアプリScannableでスキャン
  2. Evernoteに保存(自動)
  3. Evernoteから共有(自動)

1の作業だけで、2・3は初期セッティングで全自動^^ 私は毎朝「タイムカード→スキャン」という手順を踏んでます。

Scanabuleのスキャン中画面↓
手書きもスマホで簡単共有スマホかざすだけ

これによって
・共有した全てのPC・スマホ・タブレットで「手書き入庫管理票」が確認可能
常時表示させておけば、電話対応時などに効果テキメン^^

コピーでもイイんじゃね!?

人数ぶん紙コピーでもOKですが、紙は紛失したり、肝心な時に手元になかったりするので、デジタルデータにしておくと便利です。「ここに置いたハズなのに(泣」みたいな事って1回や2回あると思います。また、紙だと常に持ち歩いていないと確認できませんが、デジタルデータなら出先でもスマホから確認可能になります。

カメラアプリでもイイんじゃね?!

カメラアプリでも同じ事が可能です。クラウドで共有するので問題は無いのですが、スキャンするメリットとして、

  • PCに表示した時、明らかに見やすい
  • 背景を切り落としてくれる(写真では、上手にやらないと映り込みます)
  • Evernoteで社内共有が簡単

があります。

使ってみて、さらに便利を実感

入庫管理をPCから一覧で確認できるので、過去の入庫を調べたい時「いつから代車貸したっけ?」とか、「あの時、お金もらったっけ?」などを遡って確認できるのが便利。いちいち管理表が置いてあるトコロへ出向かなくてもPCで確認できるのは便利。

課題

私自身が休みの時は誰もスキャンしないので、その日だけスキャンデータが無い事(IT担当あるある?
サービスマンが「手書き後→スキャン」の流れを作って、IT担当不在の日でもデータが残るようにしたい。ただ、サービスマンはITスキルがバラバラなので、スマホアプリからスキャンするのは現実的じゃないと考えてます。
FAXコピー機のスキャン機能を使ってできないか?とも考えてます。
スタッフにITスキルがあれば、各スマホのアプリからスキャンする方法もあるし、ガラケーならiPodtouchを共有スキャンツールとして導入するのもアリかなと思ってます。

車屋のIT担当さんへ

スキャンアプリScannableは無料、保存先ソフトのEvernoteも無料ですが、共有したり文字検索機能まで使いたいならEvernoteの有料版となります。私はプレミアムプランですが、EvernoteBusinessも検討してます。
スキャンアプリやデータ共有ソフトは、OneNoteなど他アプリもあるので、音頭を取る人が使い易いのを選ぶのがベストだと思います。

スキャンが慣れたら代車管理表や成約車管理表など、手書き一覧表ががあれば、とりあえず全部スキャンしちゃいましょう^^

Evernote Scannable

Evernote Scannable

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