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Googleカレンダーを導入して、「いつ・どの車が・何で陸運局へ行くか」を社内共有できるようにしました。

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Googleカレンダーで社内共有タイトル

やりたいこと

営業・工場・事務がからむ「陸運局への予定」を共有し、いちいち全員へ確認しなくてもPCスマホで確認できるようにしたい。

↑を実現するためにGoogleカレンダーを導入しました。

まずは、うちの「販売→陸運局」の流れ説明をします。

営業マンが車を売ったあと…

1注文書を社長へ渡す
2社長から車検証類が事務員へ渡る
3営業マンが工場と調整しながら、事務員へ陸運局の日程を伝える
4事務員が書類を揃え、工場長へ確認
5陸運局へ

という流れ。

コレを・・・

1注文書を社長へ渡す
2社長から車検証類が事務員へ渡る←ここまで一緒
3営業マンが陸運局の日程をGoogleカレンダーへ入力
4事務員がGoogleカレンダーを確認し書類を揃え、工場長へも確認
5陸運局へ

Googleカレンダーで、事務も工場も事前に「いつ、どの車を、何の要件で陸運局へ行く」の情報を共有できるようになりました↓

Googleカレンダーで社内共有誰もがひと目で

導入してみて

工場長から「今日○○シンキ行くよ」とか「明日○○ケイゾクある?」の確認が事務員へはいって、事務員が(そうなの?!)→オロオロが無くなりましたw
あと営業マンとしては、陸運局の予定を常にPC・スマホで確認できるのでウッカリ忘れが無くなったのと、予定変更があった場合も事務と工場への連絡も不要なので手間が減りました。

今の課題

社内の雰囲気は、Googleカレンダーへの信頼感が少ないので「入力してあるから・・そーじゃないのぉ?」みたいな雰囲気があるので、運用が続けば自然と信頼感がアップすると思ってます。

あと、Googleアカウントは1個を使いまわしてるので、車検予定やクイック整備など他の情報も共有するようになった場合の不具合がないか心配(知ってたら教えてくださいm(_ _)m)

今後は

大画面を用意して、常に事務所で大きく共有したい。
事務員が前もってGoogleカレンダーを確認し、足りない書類を揃えるようにしたい。
車検や整備の予定も入力して、工場の混み具合もGoogleカレンダーで確認できるようにしたい。

車屋のIT担当さんへ

Googleカレンダーは無料でスケジュール共有が可能です。会社用のアカウントを1つ作るだけ。2人以上で働いてるなら導入するだけで効率化できると思います。1回でも「スケジュール教えておいてよ(プンスカ)」と思ったことあるなら、導入して損はありません^^ 特に出入りが多い営業担当がいるなら効果バツグン。

カレンダーの入力方法は

”とりあえず”でも統一すべき。みんなが便利さを実感する前には、わかりやすさが一番大切なので、「つべこべ言わずこの入力方法で」と統一しちゃいましょう。ちなみにうちは、「新規 ワゴンR 田中様」といった具合に「やること 車種 お客様」といった順番で入力してます。これがベストなのかわかりませんが、表示を統一しないと、確認する事務や工場が間違えやすくなります。

Googleカレンダーで社内共有タイトル入力方法

統一するってアナウンスしても、車名を半角で入力したり、スペースが入っていなかったり、順番間違えたりと適当に入力してきますから^^;

裏話

Googleカレンダーを導入するだけでも、社長への説得に骨が折れました。ITスキルがあれば、カレンダー共有の便利さは”いわずもがな”ですが、そこはアナログ社長www「また面倒なコト言いはじめた」くらいな印象だったので、結構気合い入れて説得し、よーやく「そこまで言うなら」的な感じで導入がスタート(ふぅー)

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